Die Rechnungserstellung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes kleinen Unternehmens. Während viele KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) auf Excel als vertrautes Tool zurückgreifen, gibt es im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) eine Vielzahl von spezialisierten Rechnungstools, die möglicherweise besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf drei Tools mit unterschiedlichem Umfang – KingBill, Apache OFBiz und Sage 50 – und vergleichen sie mit der Verwendung von Excel.

Die Auswahl der Tools erfolgte aufgrund der damit persönlich gewonnenen positiven Erfahrung in den letzten Jahren.

Zielsetzung/Anforderung

Bei der Auswahl eines Rechnungstools für kleine Unternehmen sollten mehrere Schlüsselaspekte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das Tool den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht. Die Zielsetzung sollte darauf ausgerichtet sein, Effizienz, Genauigkeit und Compliance zu maximieren, während gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz gewährleistet werden. Auch der Hintergedanke "Wohin möchte ich mit meinem Unternehmen?" sollte nicht außer acht gelassen werden. 

Die folgenden Punkte umreißen ein paar grundsätzliche Funktionalitäten die ein Rechnungstool im Standard mit sich bringen sollte.

1. Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit

• Einfache Bedienung: Das Tool sollte eine intuitive Benutzeroberfläche haben, damit es auch von Nicht-Finanzexperten leicht bedient werden kann.
• Zugriff von überall: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Geräten und Standorten aus.

2. Automatisierungsfunktionen

• Zeitersparnis: Automatisierte Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen und Buchhaltungsprozesse sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler.
• Workflow-Integration: Das Tool sollte sich nahtlos in bestehende Workflows und andere Geschäftssysteme (z.B. CRM-Software) integrieren lassen.

3. Anpassungsfähigkeit

• Anpassbare Vorlagen: Die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen an das Branding und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte mit dem Unternehmen wachsen können, ohne dass ein Wechsel zu einem umfangreicheren System erforderlich ist.

4. Finanzielle und steuerliche Compliance

• Steuerkonformität: Unterstützung bei der Einhaltung lokaler Steuervorschriften und -gesetze.
• Berichterstattung und Analytik: Detaillierte Finanzberichte und Analysen zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.

5. Sicherheit und Datenschutz

• Datensicherheit: Starke Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Zuverlässige Backup- und Wiederherstellungsoptionen im Falle eines Datenverlusts.

6. Kosten-Effizienz

• Transparente Preisgestaltung: Klare und vorhersehbare Kostenstrukturen ohne versteckte Gebühren.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Das Tool sollte ein gutes Gleichgewicht zwischen Funktionen und Kosten bieten.

7. Kundensupport

• Zuverlässiger Support: Schneller und hilfreicher Kundenservice für technische oder betriebliche Fragen.

8. Integrationen und Erweiterungen

• Kompatibilität mit anderen Tools: Fähigkeit, sich mit anderen Geschäftsanwendungen wie Buchhaltungssoftware, Zahlungsgateways und CRM-Systemen zu verbinden.

Die drei Tool dich jetzt grob vorstellen möchte, decken die gerade genannten Anforderungen ab, unterscheiden sich allerdings maßgeblich in ihrem Ansatz und Funktionsumfang.

KingBill

KingBill ist speziell für den DACH-Raum entwickelt und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die Rechnungserstellung. Es ermöglicht die einfache Verwaltung von Kunden- und Produktinformationen und die Erstellung von professionellen Rechnungen. Bei KingBill steht gefühlt die Rechnung im Mittelpunkt.

Plus (Auszug):

• Benutzerfreundlichkeit mit spezifischen Funktionen für die Rechnungserstellung.
• Integration in andere Geschäftsprozesse wie Lagerverwaltung.

Nachteile:

• Weniger Flexibilität im Vergleich zu Excel bei der Anpassung von Rechnungslayouts.

Apache OFBiz (SaaS-Lösung durch eine Agentur)

Apache OFBiz ist eine flexible Open-Source-Unternehmensressourcenplanung (ERP) Software. Es ist eine umfassende Lösung, die Rechnungsstellung, Buchhaltung und viele andere Geschäftsfunktionen integriert.

Vorteile (Auszug):

• Umfassende Lösung, die über die Rechnungsstellung hinausgeht.
• Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
• Hohe Anpassbarkeit und Skalierbarkeit.

Nachteile:

• Kann für kleine Unternehmen überwältigend sein.
• Erfordert möglicherweise technische Unterstützung durch eine Agentur.

Apache Ofbiz kann in unterschiedlichsten Konstellationen eine gute Wahl auch für kleinere Unternehmen sein. Von multiplen Onlineshops (B2C, B2B), Produktkatalogen, Preismanagement und vielem mehr, bietet das System weitreichende Möglichkeiten. Am Besten einfach eine Apache Ofbiz Agentur in der Nähe kontaktieren. Hier ein Link zu einer Agentur

Sage 50

Sage 50 ist eine weit verbreitete Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen für Rechnungsstellung, Buchhaltung und vieles mehr.

Vorteile (Auszug):

• Umfassende Lösung, die über die Rechnungsstellung hinausgeht.
• Direkte Anbindung an die Buchhaltung und einfache Übermittlung von Daten an das Finanzamt.
• Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
• Viele Buchhalter kenne sich mit dieser Software aus.

Nachteile:

• Höhere Kosten im Vergleich zu Excel. Allerdings in einem überschaubaren Rahmen.
• Einarbeitungszeit erforderlich, um alle Funktionen effektiv zu nutzen.

Es gibt die Möglichkeit, Sage 50 für 30 Tage kostenlos zu testen.
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Vergleich mit Excel

Während Excel für seine Flexibilität und breite Verfügbarkeit geschätzt wird, bietet es nicht die spezialisierten Funktionen, die Rechnungssoftware bietet. Excel erfordert manuelle Eingaben, was zu Fehlern führen kann, und es fehlt die direkte Integration in andere Geschäftssysteme.

Vorteile von spezialisierten Tools gegenüber Excel:

Automatisierung: Spezialisierte Rechnungstools ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Verfolgen von Zahlungen und das Generieren von Zahlungserinnerungen. Dies reduziert manuelle Eingaben und spart Zeit.

Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung und standardisierte Vorlagen verringern sich die Chancen auf menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe in Excel auftreten können.

Integrierte Buchhaltungsfunktionen: Viele Rechnungstools bieten integrierte Buchhaltungsfunktionen oder lassen sich nahtlos in Buchhaltungssoftware integrieren. Dies erleichtert die Synchronisation von Rechnungs- und Finanzdaten und sorgt für eine konsistente Buchführung.

Zeitersparnis bei der Steuervorbereitung: Mit spezialisierten Tools können Sie leichter steuerrelevante Daten sammeln und organisieren, was den Prozess der Steuervorbereitung vereinfacht.

Verbesserte Zahlungsverfolgung: Rechnungstools bieten oft fortschrittliche Funktionen zur Überwachung offener Posten und zur Verfolgung von Zahlungseingängen, was das Debitorenmanagement vereinfacht.

Zugriff von überall: Viele Rechnungstools sind cloud-basiert, was den Zugriff von überall und auf verschiedenen Geräten ermöglicht. Dies erhöht die Flexibilität und Mobilität, im Gegensatz zu Excel-Dateien, die lokal gespeichert sein könnten.

Kundenspezifische Rechnungsgestaltung: Sie bieten oft mehr Optionen zur Anpassung des Designs von Rechnungen, was ein professionelleres Erscheinungsbild ermöglicht und die Markenidentität stärkt.

Skalierbarkeit: Spezialisierte Tools können mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden, wobei zusätzliche Funktionen und Benutzer leicht hinzugefügt werden können.

Sicherheit: Cloud-basierte Rechnungstools bieten in der Regel robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten, während Excel-Dateien anfälliger für Verlust oder Beschädigung sein können.

Kundenbeziehungsmanagement: Einige Rechnungstools bieten integrierte CRM-Funktionen oder lassen sich mit bestehenden CRM-Systemen integrieren, um Kundeninformationen effizient zu verwalten.

Vorteile von Excel

Anpassbarkeit: Excel ermöglicht es Ihnen, Rechnungsvorlagen genau nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Sie können Layouts, Formeln und Felder so gestalten, dass sie Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Keine zusätzlichen Kosten: Wenn Sie bereits über Microsoft Office verfügen, entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Nutzung von Excel zur Rechnungsstellung.

Universelle Verfügbarkeit und Bekanntheit: Excel ist weit verbreitet und vielen Menschen vertraut, was die Einarbeitungszeit reduziert, insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter bereits mit Excel vertraut sind.

Offline-Zugriff: Excel kann ohne Internetverbindung genutzt werden, was in Umgebungen mit eingeschränktem oder unzuverlässigem Internetzugang nützlich ist.

Datenkontrolle: Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten und deren Speicherung, ohne sich auf externe Cloud-Dienste verlassen zu müssen.

Wann es Sinn macht, auf Excel zu setzen

Einfache Rechnungsanforderungen: Für kleine Unternehmen oder Freelancer, die nur eine geringe Anzahl von Rechnungen erstellen, kann Excel eine einfache und ausreichende Lösung sein.

Begrenztes Budget: Wenn Ihr Budget begrenzt ist und Sie Kosten für spezialisierte Rechnungssoftware vermeiden möchten, kann Excel eine kostengünstige Alternative sein.

Vorhandene Excel-Kompetenz: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter bereits über fortgeschrittene Excel-Kenntnisse verfügen, können Sie diese Fähigkeiten nutzen, um effiziente Rechnungsvorlagen zu erstellen.

Flexibilität in der Berichterstellung: Excel kann nützlich sein, wenn Sie spezielle Berichte oder Analysen erstellen müssen, die über die Standardfunktionen von spezialisierten Rechnungsprogrammen hinausgehen.

Fazit

Für kleine Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und Fehler reduzieren möchten, können spezialisierte Rechnungstools eine wertvolle Investition sein. Während Excel für grundlegende Aufgaben ausreichend sein kann, bieten Tools wie KingBill, Apache OFBiz und Sage 50 erweiterte Funktionen, die speziell für die Bedürfnisse von KMUs entwickelt wurden. Letztendlich hängt die Wahl zwischen Excel und spezialisierter Software von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab.