Grundlegende Anforderungen

1. Postfachgröße: Für Unternehmen, die täglich eine große Menge an E-Mails erhalten und senden, ist eine angemessene Postfachgröße unerlässlich.

2. Anzahl der E-Mail-Adressen: Je nach Größe und Struktur des Unternehmens kann die Anzahl der benötigten E-Mail-Adressen variieren.

3. Eigene Domain: Eine eigene Domain erhöht die Professionalität und Markenidentität.

4. DKIM (DomainKeys Identified Mail): Dies ist ein Authentifizierungsstandard, der die Echtheit von E-Mail-Nachrichten sicherstellt. Dieser ist beispielsweise beim Versand von Newslettern mittlerweile unerlässlich, um sicherzustellen, dass die E-Mail auch beim Adressat ankommt und nicht gefiltert.

5. Webmail: Diese Funktion ermöglich den Zugriff auf das E-Mailpostfach über den Browser. Ist man z.B. unterwegs (z.B. Hotel) benötigt man nur einen Browser, die URL, die Zugangsdaten, Internet - und kann auf die Daten zugreifen.

6. Serverstandort: Datenschutz, Rechtliche Aspekte und Compliance, Zugriffsgeschwindigkeit und einige weitere Punkte machen die Wahl des E-Mail-Hosting Provider nach dem Serverstandort notwendig.

Erweiterte Funktionen

1. Kalenderintegration: Ein integrierter Kalender hilft bei der Planung und Koordination innerhalb des Teams oder als Einzelperson. Die Synchronisation der Termine auf z.B. mobile Endgeräte wie dem Smartphone, kann sehr hilfreich sein.

2. Automatisierte Antworten: Nützlich für Zeiten der Abwesenheit oder zur sofortigen Bestätigung von Kundenanfragen.

3. Speicherplatz für Anhänge: Wichtig für den Austausch von Dokumenten und Medien.

4. Archivierungsoptionen: Für Compliance und Datensicherung.

5. Spamfilter / Virenscanner: Niemand mag massenhaft Spam oder einen virusbefallenen Computer. Ein gut konfigurierter Spamfilter säubert den E-Mail-Eingang bevor man selbst aktiv werden muss und ein Virenscan der Anhänge kann auch nicht schaden.

6. Backup: auch das E-Mail-Postfach sollte regelmäßig in ein Backup gesichert werden. Das E-Mail-Postfach ist oft ein zentrales Kommunikationstool und ein verlorener Kommunikationsverlauf kann zu einem Horror werden.

7. Sicherheit: Sicherheit ist ein entscheidender Aspekt. Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Anti-Spam- und Anti-Phishing-Filter sind unerlässlich. E-Mail-Dienste sollten regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, um Schutz gegen neue Bedrohungen zu gewährleisten.

8. Mobilität: Die Fähigkeit, E-Mails von verschiedenen Geräten und Standorten aus zu verwalten, ist für moderne Unternehmen unverzichtbar. Dienste sollten eine nahtlose Synchronisation zwischen Desktops, Laptops, Smartphones und Tablets bieten.

Vergleich der Optionen

Hier zeigen wir exemplarisch drei gängige E-Mail-Lösungen.

Gmail: Als kostenloser Dienst bietet Gmail eine solide Grundlage mit anständiger Postfachgröße und Integration in andere Google-Dienste. Für kleine Unternehmen, die gerade erst anfangen, kann dies eine kosteneffiziente Lösung sein. Die eigene E-Mail-Adresse mit der eigenen Domain geht hier allerdings nicht.

Microsoft Exchange: Exchange ist eine professionelle Groupware Lösung, die erweiterte Funktionen wie z.B. eine Kalenderfunktion mit sich bringt. Dies kann schon für Einzelunternehmen Sinn machen, da eine Synchronisation der E-Mails und Kalendereinträge mit anderen Endgeräten wie Smartphones stattfindet.

Bei IONOS gibt es beispielsweise folgende Angebote die für kleine Unternehmen auch kostentechnisch durchaus interessant sind:

Hosted Exchange ab € 4.95 
oder alternativ Microsoft 365 Business ab € 10,08 

Spezialisierte E-Mail-Server-Provider: Anbieter wie Domaintechnik bieten maßgeschneiderte Lösungen mit eigener Domain und erweiterten Anpassungsmöglichkeiten. E-Mail-Hosting wird als Service zur Verfügung gestellt, als Kunde bekommt man guten und schnellen Support und muss sich nicht um technische Aspekte kümmern. 

Domaintechnik bietet professionelles E-Mail-Hosting ab € 1,79 an.

Alles gut, was jetzt?

Die E-Mail Funktion in einem Unternehmen ist nahezu essentiell. Daher sollte diese jederzeit verfügbar sein, um E-Mails annehmen zu können. Die Wahl des richtige Serviceanbieters sollte mit Bedacht gemacht werden. Je nachdem wie technisch versiert man selbst ist, sollte man auch über die Unterstützung eines IT-Dienstleisters bzw. einer Agentur nachdenken. Aufgaben wie Backup oder Spamfilter einrichten, Domain konfigurieren oder am Endgerät die Postfächer installieren, kann zu unnötigem Aufwand und Beanspruchung des eigenen Nervengewands führen. Auch die Übernahme aus einem bestehenden Postfach in ein neues ist in der Regel nicht kompliziert - wenn man weiß wie.

Daher hier mal Werbung in eigener Sache. 😎 Sollten Sie Fragen haben, einfach Kontakt aufnehmen.

Fazit

Die Wahl des richtigen E-Mail-Dienstes hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen eines Unternehmens ab. Während Gmail eine gute Option für Start-ups und kleine Unternehmen sein kann, bieten Microsoft Exchange und spezialisierte E-Mail-Server-Provider erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, die für wachsende und mittelständische Unternehmen geeignet sind. Letztendlich sollte die Entscheidung auf einer sorgfältigen Bewertung der Anforderungen in Bezug auf Funktionen, Sicherheit und Mobilität basieren.